De collecties van het museum moeten niet alleen goed beheerd worden en ingezet worden voor vaste of tijdelijke tentoonstellingen, elk afzonderlijk object moet ook worden geregistreerd, zodanig dat alle mogelijke gegevens die aan zo’n object gerelateerd kunnen worden, in een overzichtelijk systeem worden vastgelegd. Zo’n systeem noemen we een registratiesysteem. Vroeger werd zo een systeem veelal handmatig bijgehouden. Van elk object in de collectie werd een inventariskaart aangelegd waarop al die verschillende gegevens werden geregistreerd. De kaarten zaten dan in kaartenbakken, meestal op volgnummer maar ook thematisch kon je een collectie indelen.
Tegenwoordig wordt steeds vaker overgestapt naar digitale opslag van gegevens. Door middel van digitale opslag kan een object of collectie veel sneller ontsloten worden. Bovendien is het mogelijk om snel en efficiënt gegevens over objecten op te roepen, uit te wisselen en beschikbaar te stellen van derden. Niet alleen de inhoudelijke gegevens maar ook een foto van het object of een detail daarvan kan digitaal worden opgeslagen. Veel buitenlandse musea maken inmiddels gebruik van een digitaal registratiesysteem dat kant en klaar wordt aangeschaft. Daar zijn veelal hoge kosten mee gemoeid. Er zijn diverse museale registratieprogramma’s in de handel waaruit gekozen kan worden, van zeer eenvoudig tot uiterst gecompliceerd.
Testpagina
Voor het Surinaams Museum hebben we lang gezocht naar een geschikt systeem. Hoewel wij op een bepaald moment de keuze hadden laten vallen op een internationaal gerenommeerd programma hebben we daar op het laatste moment om diverse redenen vanaf gezien. De aanschafkosten en de kosten die er jaarlijks mee gemoeid zouden zijn, waren daarbij doorslaggevend. Vervolgens hebben we in een sessie van een week in samenwerking met deskundigen van het Tropenmuseum te Amsterdam een aantal softwareprogramma’s de revue laten passeren. Tot onze grote verrassing bleek dat het programma dat in de bibliotheek van het museum al sinds jaar en dag wordt gebruikt, ook geschikt kon worden gemaakt voor het beheer van de museumcollecties. Dit programma, ook wel bekend onder de naam Winisis, is door de Unesco ontwikkeld en mag vrijelijk gebruikt worden. Winisis is vooral in het Caribisch Gebied in gebruik. Binnen Suriname wordt het door een aantal bibliotheken, waaronder de universiteitsbibliotheek gebruikt.
De afgelopen maanden is het programma door de applicatiebeheerder van het Tropenmuseum geheel op maat gesneden voor gebruik in het Surinaams Museum, waarbij in een latere fase de bibliotheek en het museum aan elkaar gekoppeld zullen worden. De installatie heeft onlangs plaatsgevonden en de eerste training voor het personeel is achter de rug. Hoewel er nog enkele kinderziektes moeten worden verholpen, heeft het programma onze stoutste verwachtingen overtroffen. Wellicht dat wij hiermee een trend hebben gezet en andere instanties ons voorbeeld zullen volgen.
